El artículo 269 de la Constitución Política de Colombia y la ley 87 ele 1993 establece que: «en las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que dispone la Ley (…)»

El artículo 4o de la Ley 42 de 1993, establece: «El control fiscal es una fundón pública la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles».

La Administración Pública en desarrollo de su gestión fiscal, tiene la obligación de establecer los mecanismos idóneos que le permitan cumplir con esa misión, sin perjuicio del ejercicio de la función de vigilancia que les compete a los organismos de control.

El Decreto 1082 de 2015 advierte la forma y el procedimiento que se debe adoptar para la enajenación de los bienes de las entidades del Estado.

El Decreto 1075 de 2015 mediante el cual se expide el Decreto único reglamentario del Sector Educación capítulo VI sección 3 define las normas y lineamientos para los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales. .

La Ley 715 de 2001 en su artículo 13 establece los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos.

Las Resoluciones Nos. 354, 355 y 356 de 2007 adoptan el Régimen de Contabilidad Pública (Plan general de contabilidad pública, manual de procedimientos y doctrina contable) y la Resolución No. 533 del 08 de octubre de 2015, incorpora en el Régimen de contabilidad pública el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones siempre velando porqué su información contable cumpla con las características de confiabilidad, razonabilidad, objetividad y verificabilidad; en aras de contar con la realidad de los hechos económicos presentados.                ‘

La Ley 1819 del 29 de diciembre de 2016 Reforma Tributaria Capítulo V, articulo 355 Saneamiento contable, indica que las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015.

Los ordenadores del gasto gozan de autonomía para adoptar mecanismos que les permita él control y racionalización de sus respectivos patrimonios (recursos y bienes) y en consecuencia establecer los procedimientos que permitan cumplir con tal fin.

Por lo anterior, la Secretaria de Educación y Cultura del Departamento del Cauca definirá los Lineamientos que reglamenten todo lo relacionado con el manejo administrativo y contable del inventario de bienes muebles de los Establecimientos Educativos, lo que constituye una herramienta eficiente para la protección del patrimonio público a su cargo

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

El manual tiene por objeto establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles que los rectores y/o directivos docentes de los Establecimientos Educativos oficiales de los 41 Municipios no certificados del Departamento del Cauca deben observar y aplicar para el manejo’ administrativo y contable del Inventario de bienes muebles.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Determinar, los mecanismos para ejercer el control legal y técnico de los bienes muebles de propiedad de los Establecimientos Educativos oficiales de los 41 Municipios no certificados del Departamento del Cauca
• Codificar y clasificar los bienes e inventarios según el concepto que los origine o motiva, de acuerdo con lo establecido por la normatividad actual y con lo promulgado por la Contaduría General de la Nación en el |Plan General de Contabilidad Pública.
• Determinar los funcionarios que tienen a su cargo en cada una de las etapas de adquisición, manejo, ubicación física y uso de los bienes, para fijar cuando .sea necesario, las debidas responsabilidades.
• Establecer los métodos y procedimientos para la comprobación física periódica de los bienes que se encuentran a cargo del Establecimiento Educativo, así como los mecanismos que deben seguir para el levantamiento de la toma física de los mismos.
• Mantener un sistema de información de bienes actualizado, permanente, ágil, oportuno, veraz y confiable.
• Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o movimientos de inventarios sean los adecuados, lleguen a su destino y se registren oportunamente.
• Determinar los aspectos generales y particulares Considerados tanto para las labores de inspección como de valorización y conciliación contable que constituyen el objetivo fundamental para el manejo y control de los bienes.
• Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto física como de los registros contables, los bienes muebles de los Establecimientos Educativos Oficiales de los 41 Municipios no certificados del Departamento del Cauca.

TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

• BIEN: Artículo tangible y/o intangible de propiedad del Establecimiento Educativo o que tenga en custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.
• BIENES MUEBLES: Son elementos inventariables destinados al funcionamiento interno del Establecimiento Educativo o para el cumplimiento de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un periodo de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en cambio, son eminentemente fungibles y perecederos, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del producto o por el momento en que son puestos en uso.
• BIENES INMUEBLES: Son los elementos inventariables que por su naturaleza no pueden trasladarse de forma inmediata de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro porque responde al concepto de fijeza. Ejemplo: los terrenos, bodegas, edificios, etc.
• BIENES DE CONSUMO: Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de aquellos. Ejemplo: papelería, tintas, cintas para maquinas, alimentos u otros que la clasificación del sistema de control establecido determine expresamente.
• BIENES DEVOLUTIVOS: Son los que tienen una vida útil considerable y que en consecuencia pueden usarse una y otra vez. En este grupo se encuentran muebles, enseres, maquinas, equipos, vehículos, computadores, entre otros.
• ALMACEN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman el Establecimiento Educativo para que este cumpla los objetivos propuestos.
• BIENES EN DEPOSITO: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo, nuevos o usados que se encuentran ubicados en un área física especifica del Establecimiento Educativo (almacén).
• BIENES EN SERVICIO: Es el conjunto de elementos devolutivos que se han entregado a los funcionarios en las diferentes dependencias del Establecimiento Educativo para el desarrollo de las actividades que le son propias y sobre las cuales tienen responsabilidad de su adecuada administración y manejo.
• BIENES SERVIBLES NO NECESARIOS PARA EL SERVICIO: son aquellos bienes que estando en buen estado no son utilizables en las labores inherentes del Establecimiento Educativo porque la finalidad para la cual fueron adquiridos no se encuentra vigente ni se evidencia que puedan requerirse en un futuro; también se consideran bienes no necesarios para el servicio, los elementos tecnológicamente obsoletos y en general aquellos que por su alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en el mercado, hacen muy onerosa su permanencia en los activos fijos del Establecimiento Educativo
• BIENES INSERVIBLES: En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esta inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.
• BAJA DE BIENES: La baja de bienes es el proceso administrativo de afectación contable y de inventarios de activos mediante el cual el Establecimiento Educativo decide retirar definitivamente un bien mueble de sus activos por razón de su perdida, merma, deterioro, obsolescencia o sustitución, adelantado por un comité asignado especialmente para ello. Está baja de los bienes se perfecciona mediante el acto administrativo y con su descargue de los registros contables y del inventario, el retiro físico del bien y el cumplimiento previo de los requisitos establecidos para cada caso.
• FUERZA MAYOR: Es una circunstancia imprevisible o inevitable que impide el incumplimiento de una obligación.

Los bienes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios. Desde el punto de vista económico puede hablarse de materias primas, productos en proceso, productos terminados, insumos u otros conceptos. Desde el punto de vista  administrativo los bienes pueden clasificarse en elementos de consumo, elementos devolutivos y bienes inmuebles.

Los bienes de consumo son aquellos bienes que se agotan por el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad independiente y entran a formar parte integrante de otros.  Dentro de este grupo se clasifican elementos como: aceites, grasas, lubricantes, combustibles, insecticidas, fungicidas, herbicidas, semillas, abonos, útiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería, utensilios de uso doméstico o personal, entre otros.

Los bienes devolutivos son aquellos bienes que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren o desaparezcan.  Tienen una condición de perdurabilidad de mediano y largo plazo. Dentro de este grupo se clasifican elementos como: equipos y máquinas para oficina, herramientas y accesorios, instrumentos musicales, muebles y enseres, semovientes, entre otros.

Los bienes inmuebles son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro. También lo son las cosas que por su uso o aplicación forman parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste. Edificios y construcciones, terrenos, carreteras, minas y acueductos son ejemplos representativos de este tipo de bienes.

Para realizar el proceso de ingreso de elementos por parte del Establecimiento Educativo oficial, es necesario conocer las acciones que se adelantaran para recibir, registrar y disponer de los bienes adquiridos.

Además del ingreso por compra de elementos, también se pueden producir ingresos por situaciones como las donaciones, la recuperación de bienes, los préstamos, los comodatos, el ingreso de sobrantes o las transferencias a título gratuito entre entidades públicas.

En todos los casos de ingreso de bienes, es necesario que el Establecimiento Educativo deje constancia de esta operación en un comprobante de ingreso que puede ser manual o sistematizado, en el que se indiquen las cantidades y valores de los bienes recibidos. En el documento Anexo No. 1 se presenta un modelo de comprobante de ingreso que puede ser adaptado de acuerdo a las necesidades de cada Establecimiento Educativo.

INGRESO POR COMPRA DE BIENES

Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales el Establecimiento Educativo  adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas, proyectos y políticas de compras definidas y obedeciendo al resultado de un proceso de contratación.

Una vez adquiridos los elementos, el Establecimiento Educativo debe garantizar que se reciben de conformidad con las condiciones pactadas con el proveedor y realizar el registro de entrada en el almacén de la Institución.

El ingreso de este tipo de bienes se hace por el valor total de compra, incluyendo los impuestos y demás cargos que aparezcan en la factura original del proveedor.

INGRESO POR APROVECHAMIENTO A PARTIR DE DESMANTELAMIENTOS

Corresponde al ingreso de piezas o partes reutilizables de instalaciones o equipos que se desmontaron o desmantelaron. Este tipo de ingreso requiere, ante todo, verificar que efectivamente vale la pena hacer ingreso de piezas o partes que puedan resultar útiles nuevamente. En caso contrario, seguramente será mayor el desgaste administrativo en el proceso, que el beneficio real al tramitarlo.

El Establecimiento Educativo deberá realizar el ingreso de los bienes con base en el acta de la diligencia que para el efecto se levante. Dicha acta deberá estipular la descripción de los bienes, sus características técnicas, cantidades y el avaluó que el funcionario competente le haya practicado.

INGRESO POR RECUPERACIÓN DE BIENES

Corresponde al ingreso de bienes que habían sido descargados de los inventarios y de los registros contables por perdida, pero que finalmente fueron recuperados por la institución. A los bienes recuperados se les debe dar nueva entrada al almacén por medio de un comprobante de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en su valor. En dicho caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso. Solamente se dará ingreso al almacén o bodega a aquellos bienes recuperados que hubieren sido denunciados como perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los registros de propiedades, planta y equipo, en bodega o servicio.

INGRESO DE SOBRANTES

Corresponde al ingreso de bienes sobrantes que se hayan detectado en el almacén, la bodega o las oficinas del Establecimiento Educativo identificados en la realización de toma física, inventarios o revisiones periódicas; situación en la cual se procederá a verificar las siguientes condiciones:

• Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos compensados, o que están bajo responsabilidad de otro funcionario del establecimiento educativo, o que pertenecen al inventario de otra oficina u otro establecimiento educativo.
• Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega y se determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada correspondiente a cargo del responsable de la bodega, pero si dichos sobrantes se encuentran en uso, simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las cuentas contables de propiedad, planta y equipo en servicio a cargo de quien los está utilizando.
• El valor por el cual se realiza el ingreso corresponde al que tiene bienes iguales o similares en los inventarios o al que técnicamente (avaluó) determine.

INGRESO POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES

Se trata del ingreso de semovientes que hayan nacido en los establos o potreros de propiedad del Establecimiento Educativo. El valor de ingreso en estos casos corresponderá al que se obtenga de multiplicar el peso del animal por el valor del kilo según la especie y las indicaciones del Ministerio de Agricultura o la Institución autorizada en sus tablas oficiales.

INGRESO POR REPOSICIÓN

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, y que han sido descargados de los registros contables, se haya constituido o no, la responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes pasos:

1. El responsable de los faltantes presentará por escrito al Comité de Inventarios del Establecimiento Educativo, los bienes que va a reponer indicando el detalle de estos.
2. El Comité de Inventarios evaluará la información presentada y corroborará si los elementos objeto de reposición ofrecidos reúnen las mismas o similares características de los faltantes, para lo cual se consideraran los aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia, y en consecuencia determinar si acepta o rechaza la solicitud.
3. Si la solicitud es aceptada se procederá a suscribir un acta en la cual se detallen los elementos entregados, sus características, cantidades y valor (este saldrá de la factura de compra que aporte la persona que hace reposición de los bienes o el que resulte a partir de reconocido avaluó técnico). El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso, se deberán anexar al comprobante de entrada; simultáneamente se elaborarán los registros contables y de Almacén correspondientes al bien reemplazado.

3. El rector del Establecimiento Educativo informará la novedad a las autoridades disciplinarias o fiscales para los efectos legales correspondientes.

INGRESO A PARTIR DE CONTRATOS DE COMODATO

El comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o inmueble con el objeto de que lo use y disfrute a cambio de su mantenimiento y conservación.  En este caso se trata de elementos que están en el patrimonio de otra organización y que por lo tanto, su ingreso se realiza solo para efectos de control y seguimiento, pues la propiedad sigue siendo de quien los entregó en comodato.

Es importante tener en cuenta que los contratos de comodato implican, por lo general, una serie de obligaciones para quien recibe el bien (Comodatario), que deben ser presupuestadas y tenidas en cuenta a la hora de recibir bienes en esta modalidad. Se hace referencia a obligaciones como hacerse cargo del mantenimiento del bien, la obtención de seguros para ampararlo adecuadamente y asumir costos de administración y vigilancia.

El valor de ingreso de los bienes será el que se estipule en el contrato de comodato.

INGRESO POR DONACIÓN

Corresponde al ingreso de bienes recibidos gracias a donaciones de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que transfieren a título gratuito e irrevocable la propiedad de algún bien al Establecimiento Educativo.

El valor de ingreso será el que estipule el documento que soporta la transacción o el que técnicamente se establezca a través de un avaluó comercial. Para hacer efectiva la donación se debe cumplir con las siguientes condiciones:

1. Que exista la voluntad expresa e irrevocable del particular que desea entregar la propiedad de esos bienes al Establecimiento Educativo.
2. Que exista la manifestación expresa de la aceptación de la donación por parte del representante legal del Establecimiento Educativo (Rectores y/o Directores rurales), previa verificación de las condiciones del elemento y la viabilidad jurídica, económica, técnica y de conveniencia de recibirlo.
3. Celebración del contrato, o suscripción del acta de entrega, la cual debe contener la relación de los elementos objeto de la donación incluido el valor de adquisición o en su defecto copia de la factura de compra.
4. Ingreso de los elementos donados al inventario del Establecimiento Educativo tanto en la matriz-3, si corresponde a bienes muebles, así como en la contabilidad de la Institución.

INGRESO POR ENAJENACIÓN DE BIENES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS

Corresponde al ingreso de bienes que provienen de otra entidad pública que transfiere la propiedad y el dominio de dichos elementos.  Para este tipo de ingreso es necesario tener en cuenta lo establecido en el Artículo  2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015:

“Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales. Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.

La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega”.

El acta que se suscriba deberá contener el valor del bien objeto de enajenación y se convertirá en el documento soporte para los respectivos registros contables.

TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén y dependencias del Establecimiento Educativo con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en Almacén y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable. Una vez al año la toma física de inventarios se debe realizar mediante el sistema de  barrido, el cual contempla el conteo uno a uno de los bienes muebles existentes en el Establecimiento educativo independientemente del estado en que se encuentren.

Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad del

Establecimiento Educativo, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo -devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros.

Los pasos básicos para realizar una buena toma física de inventarios son los siguientes:

PREPARACIÓN DEL INVENTARIO (FASE DE PLANEACIÓN)

• Realizar un corte de documentos acorde con las fechas programadas para la toma física de inventarios, es decir, establecer una fecha en la cual todos los documentos que soporten ingresos o egresos de bienes muebles del Establecimiento Educativo se encuentren debidamente registrados en las bases de datos de inventarios y en los registros contables. Lo anterior permite asegurar una adecuada confrontación de los registros contables con la toma física.
• Preparar los listados de existencias a la fecha de corte que figuren en libros tanto contables como de control de inventarios del Establecimiento Educativo. Estos listados son básicos para realizar luego la confrontación con las existencias físicas o reales.
• Asegurarse que se encuentren registrados en libros todas las operaciones que afectan directa o indirectamente los inventarios del Establecimiento Educativo.
• Seleccionar las personas que van a participar en el proceso de toma física de inventario cuya conformación es recomendable quede por escrito y se señalen las responsabilidades y las actividades que ejecutaran en el proceso.
• Informar a todo el personal del Establecimiento Educativo como se realizará el inventario y cuáles son las recomendaciones especiales para lograr un proceso exitoso.
• Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus cargos.
• Dotar al personal encargado de manipular los bienes a inventariar con los elementos de protección necesarios (guantes, mascarillas, etc.)
• Fijar un cronograma preciso de trabajo
• Preparar las planillas y formatos para la toma física del inventario (ver ejemplo del documento Anexo 2).
• Preparar stickers o autoadhesivos que contengan la fecha en que se practicará la toma física de inventario, los cuales se utilizaran para marcar los bienes que van siendo inventariados y evitar así dobles conteos o bienes que se queden sin contar.

Entre las personas que participan en una toma de inventario se encuentran:

• Personal de Conteo: Localizan los elementos y dictan la información de los mismos a los anotadores
• Anotadores: Llevan los registros en las planillas definidas para realizar los inventarios
• Coordinador de Inventarios: Lidera el trabajo de los anotadores y personal de conteo. Coteja resultados y hace verificaciones de la calidad de la información. Es el único autorizado para autorizar correcciones y anotaciones en las planillas de verificación.
• Jefe de Inventario: Tiene a cargo el trabajo de todos los grupos de inventario, coordina la ejecución del cronograma de trabajo y consolida la información final.

PREPARACIÓN DEL ÀREA  A INVENTARIAR

• Ordenar previamente las existencias para facilitar su conteo. Es conveniente disponer los elementos de manera que se encuentren fácilmente por parte del equipo de inventarios.
• El Establecimiento Educativo debe mantener separados los productos y/o elementos dañados, obsoletos, deteriorados y demás para dar de baja. Lo anterior facilita el conteo de los elementos que verdaderamente se encuentran en servicio o que son útiles para el desarrollo de las funciones del Establecimiento Educativo.
• Señalizar de manera apropiada las áreas que van a inventariar
• Prever la posibilidad de que surja movilidad de bienes durante el proceso de toma de inventarios para que no sean contados dos veces o se queden sin incluir en el inventario.

REALIZACIÓN DEL INVENTARIO

• La persona encargada del conteo debe verificar la existencia del elemento y dictar al anotador el número de identificación del bien, así como la información sobre su ubicación y estado. Tomará nota igualmente de la información que no aparezca en los listados o que se encuentre errada (marca, modelo, número de serie, descripción, entre otros). Si el bien no se encuentra registrado en la planilla debe proceder a relacionarlo, diligenciando todas las casillas con la información pertinente; luego adherir el sticker de control con la fecha de la toma de inventario.
• No se deben hacer registros a lápiz. Es recomendable que se hagan con tinta, de forma clara, legible y sin tachones o enmendaduras.
• Cuando sea necesario hacer alguna corrección en las planillas, el coordinador de la toma de inventario debe ser quien autoriza anular el registro y convalidarlo correctamente en la línea siguiente o al final de la planilla.
• Una vez finalizada la toma de inventario, tanto el contador como el anotador deben identificarse y firmar la planilla.
• A criterio del Coordinador, pueden efectuarse las pruebas que se estimen pertinentes para garantizar la veracidad del proceso y de los datos registrados.
• Consolidar la información de las planillas.

ACTIVIDADES POST-INVENTARIO

Después de realizar la toma física del inventario en el Establecimiento Educativo, se debe realizar la conciliación entre el conteo físico y los datos registrados en la matriz-3 y/o documentos de control de bienes muebles del Establecimiento Educativo, así como entre estos y los saldos en libros contables.

El proceso de toma física de inventario puede arrojar los siguientes resultados:

• Elementos que se encuentran relacionados en la matriz-3 y/o documento de control de bienes muebles del Establecimiento Educativo y que se encuentran físicamente al momento del conteo físico.
• Elementos que se encuentran relacionados en la matriz-3 y/o documento de control de bienes muebles del Establecimiento Educativo, pero que no se encontraron físicamente al momento del conteo. Para los elementos que se encuentren en dicha situación, el rector y/o directivo docente deberá aportar los soportes que permitan evidenciar el porqué de la no presencia de dichos elementos dentro del establecimiento educativo.
• Elementos que no se encuentran relacionados en la matriz-3 y/o documento de control de bienes muebles del Establecimiento Educativo, pero si físicamente al momento del conteo.  Dichos elementos deberán ser valorados a fin de poder ser relacionados en la matriz – 3 y en la contabilidad del establecimiento educativo.
• Elementos que se encuentran inservibles, obsoletos y/o deteriorados, los cuales por su estado no son útiles para el Establecimiento Educativo y es necesario dar de baja.

Con los datos obtenidos se deben realizar los ajustes a que haya lugar en los registros y libros de contabilidad, y emitir un listado definitivo de inventario de bienes consolidado y validado.

Una vez culminado el proceso, es necesario presentar un informe ejecutivo al Consejo Directivo del Establecimiento Educativo en el cual se describan los resultados obtenidos, indicando las conclusiones más importantes y sugerencias para el mejoramiento permanente del proceso de administración de bienes.

SALIDA DE BIENES

El proceso de salida de elementos corresponde al conjunto de pasos a seguir para la entrega de los bienes a las diferentes áreas del Establecimiento Educativo, es decir la puesta en servicio de los elementos recibidos. El egreso de los elementos se soporta con un documento comúnmente denominado comprobante de egreso de bienes que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien siendo también el documento soporte para los registros contables.

El comprobante de egreso debe elaborarse de manera simultánea a la entrega de bienes, debidamente tramitada y autorizada por el rector y/o directivo rural del Establecimiento Educativo.

El comprobante de egreso debe establecer la persona responsable de recibir los bienes quien en el momento de la recepción debe firmarlo, no debe contener tachones, enmendaduras, correcciones o adiciones.  En el caso de los activos fijos, el bien respectivo debe ser cargado al inventario del funcionario del Establecimiento Educativo que lo recibe.

Algunos de los tipos más comunes de salida de bienes son:

• La salida de bienes muebles y equipos para ser entregados en las diferentes áreas del Establecimiento Educativo.
• La salida de los bienes de consumo que se entregan a las diferentes áreas del Establecimiento Educativo para garantizar su normal funcionamiento.

En cualquiera de los casos es importante tener en cuenta las siguientes indicaciones:

• Debe llevarse un sistema de registro y control de las salidas con el ánimo de saber con exactitud cuántos elementos se entregan, en qué condiciones y a quien. En el documento Anexo 3 se presenta un modelo de formato de salida de bienes que sirve para dejar registro apropiado de la salida de elementos al servicio.
• En el caso de los elementos devolutivos o activos fijos que quedan a cargo de los funcionarios, es necesario que la persona que los recibe firme un inventario individual que lo comprometa y lo haga responsable por la custodia y control de los bienes entregados.
• La depreciación de los bienes debe activarse una vez se produce la salida del elemento al servicio.

Adicional a la salida de elementos se pueden presentar otras situaciones que aunque similares tienen implicaciones y manejos distintos:

• Traslado de bienes entre funcionarios: Opera cuando el responsable decide entregar un bien relacionado en su inventario porque ya no lo necesita para sus funciones y existe una necesidad de este elemento en otra área del Establecimiento Educativo u otro funcionario. Aunque esta operación no genera asientos contables, si requiere registro y control por parte de la persona encargada de los inventarios en el Establecimiento Educativo debido a que debe asegurar que el documento de traslado por quien recibe y entrega sea firmado y sea actualizado el inventario individual de cada servidor público.
• Transferencia: Corresponde a operaciones en las cuales se transfiere el dominio, la tenencia y la propiedad de un bien, a otro Establecimiento Educativo o Entidad Pública.

BAJA DE BIENES

Este proceso consiste en la salida definitiva de los elementos que ya no son útiles para el Establecimiento Educativo,  ya sea por su obsolescencia, grado avanzado de deterioro, vencimiento, perdida o porque ya no resultan útiles o necesarios para la entidad.  La baja, implica la salida definitiva de los bienes tanto física como de los registros contables del Establecimiento Educativo.

Para realizar de manera correcta el proceso de baja de bienes, es necesario tener en cuenta por parte del Establecimiento Educativo las siguientes recomendaciones:

• Identificar con total exactitud el inventario de los bienes que serán dados de baja, estableciendo su cantidad, estado, localización, características, condiciones de registro y valor en libros.
• Obtener los conceptos técnicos, legales y administrativos necesarios que soporten adecuadamente la decisión de dar de baja los bienes. Los conceptos técnicos especializados resultan fundamentales, pues exponen las razones por las cuales se considera que los elementos ya no son útiles; en el Establecimiento Educativo dicho concepto podrá ser emitido por el docente de acuerdo a la especialidad y tipo de elemento objeto a dar de baja. (Ej: si se requiere dar de baja un equipo de cómputo, la persona idónea para emitir el concepto técnico es el docente de sistemas).
• Organizar toda la documentación soporte para tomar la decisión de baja y verificar que se encuentre completa y ordenada.
• Someter a consideración del Comité de Inventarios la propuesta de baja, para su análisis. La decisión tomada por el comité debe quedar plasmada en un acta.
• Preparar y someter a consideración del Consejo Directivo el Acto Administrativo correspondiente a la baja de bienes documento que debe: (1) Tener en su parte considerativa un completo y detallado recuento de los trámites previos a la baja, con el fin de dejar constancia clara de la decisión tomada. (2) Ordenar la baja de los bienes claramente identificados. (3) Ordenar el retiro de los bienes de los inventarios del Establecimiento Educativo y de las cuentas contables correspondientes. (4) Indicar el destino final de los bienes.
• Con el Acto Administrativo de baja en firme, se debe remitir copia al responsable de los inventarios del Establecimiento Educativo para que los retire de la matriz-3 y/o base de datos en la cual se lleva el control detallado de los bienes muebles; igualmente remitir copia al Contador del Establecimiento Educativo para que realice los registros contables de baja de los bienes en las cuentas de activo y registre en cuentas de orden los objetos dados de baja hasta tanto se cumpla con el destino final de los bienes.

En el Anexo 4 se presenta un Modelo Básico de Acto Administrativo de Baja de Bienes.

PRINCIPALES TIPOS DE BAJAS

BAJA DE BIENES POR PERDIDA O HURTO

Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en Almacén han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparición o de ser recuperados, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya lugar.  En este caso el Establecimiento Educativo debe realizar los siguientes trámites:

• Denuncia de la pérdida o hurto ante autoridad competente por parte del responsable del bien; posteriormente copia de la denuncia se remitirá al área Administrativa y Financiera de la Secretaría de Educación y Cultura del Departamento del Cauca quien informará del hecho a la oficina de Control Interno Disciplinario de la Gobernación del Departamento.

Si el hurto corresponde a equipos de cómputo, el área administrativa y financiera de la SEDC también informará al área de nuevas tecnologías.  En el evento en que el hurto de los bienes suceda en un Establecimiento Educativo que cuente con servicio de vigilancia contratada por parte de la SEDC, se trasladará informe a la empresa contratista y al supervisor del contrato.

• Trámite de la reclamación a la compañía de seguros.
• Reunión del Comité de Inventarios a fin de evaluar la documentación presentada y proyectar el acto administrativo de autorización de baja, el cual será presentado ante el Consejo Directivo para su aprobación.
• Una vez aprobado el Acto Administrativo de autorización de baja por parte del Consejo Directivo, se remite copia al responsable de inventarios del Establecimiento Educativo y al Contador para el retiro del bien de la matriz-3 y/o base de datos de control de inventarios y de las cuentas de activo del Balance General. Igualmente el Contador deberá realizar los registros en las cuentas de orden correspondientes a fin de registrar la contingencia.

BAJA POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Cuando la pérdida o daño definitivo sucede por caso fortuito o fuerza mayor, debido entre otros a terremotos, inundación, incendio, quien tenía a cargo el bien al momento del suceso, presentará un informe pormenorizado al responsable de los inventarios del Establecimiento Educativo, quien tramitará la reclamación ante la firma aseguradora y presentará ante el Comité de Inventarios la proyección del acto administrativo de baja para su estudio.

Una vez evaluado por parte del Comité de Inventarios el informe presentado y las evidencias anexadas, se remite el Acto Administrativo al Consejo Directivo para su aprobación.

Una vez aprobado el Acto Administrativo de autorización de baja por parte del Consejo Directivo, se remite copia al responsable de inventarios del Establecimiento Educativo y al Contador para el retiro del bien de la matriz-3 y/o base de datos de control de inventarios y de las cuentas de activo del Balance General.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS

Este tipo de baja se produce cuando se trata de bienes que han sufrido daño total o parcial, y evidencian un avanzado estado de deterioro histórico, los que los hace  plenamente inservibles, se encuentran obsoletos o cuando por razones de salubridad se hace necesario su retiro, entre otras razones. En este caso el procedimiento a seguir corresponde a lo descrito en el numeral 5.5 del presente documento.

BAJA DE SERVIBLES NO NECESARIOS O NO ÚTILES

En ocasiones se hace necesario dar de baja bienes que se encuentran en buen estado pero que por diversas razones ya no resultan necesarios o útiles para el Establecimiento Educativo.  Para dar de baja este tipo de elementos se requiere:

• Identificar con total exactitud el inventario de los bienes a dar de baja, estableciendo su cantidad, estado, localización, características, condiciones de registro y valor en libros.
• Conceptos técnicos competentes y suficientes sobre el estado y utilidad de los elementos.
• Presentar por parte del responsable de los inventarios del Establecimiento Educativo ante el Comité de Inventarios la proyección del acto administrativo de baja para su estudio. De acuerdo al análisis y recomendación dada por el Comité de Inventarios el proyecto de acto administrativo de baja será presentado ante el Consejo Directivo para su aprobación.
• Una vez aprobado el Acto Administrativo de autorización de baja por parte del Consejo Directivo se remite copia al responsable de inventarios del Establecimiento Educativo y al Contador para el retiro del bien de la matriz-3 y/o base de datos de control de inventarios y de las cuentas de activo del Balance General.

En este caso es muy importante asegurarse de que los soportes y evidencias del trámite de baja sean suficientes y que se encuentren debidamente organizados, pues se está afectando el patrimonio del Establecimiento Educativo y es necesario estar muy seguros de que el trámite de baja es el correcto.  Igualmente contar con un espacio físico que permita custodiar y conservar adecuadamente los elementos dados de baja que son útiles, hasta tanto se realice el proceso de destino final que se haya definido.

DESTINO FINAL DE LOS BIENES DADOS DE BAJA

Cuando se realiza la baja de los bienes es necesario indicar también qué se hará con ellos una vez se haya autorizado y realizado formalmente la baja.  Para realizar dicho proceso se puede realizar lo siguiente:

5.5.1.5.1 Comercialización o Venta: Consiste en vender los bienes que han sido dados de baja.  Es una buena opción si los bienes se encuentran en condiciones que ameriten adelantar un proceso de esta naturaleza y si de ellos se puede obtener algún recurso económico importante.

En el sector público este tipo de ventas se encuentran regladas y será necesario acudir a la realización de un trámite contractual para vender los elementos. Conforme al Decreto 1082 de 2015 para darle destino final a los bienes se puede efectuar:

• Enajenación directa por oferta en sobre cerrado
• Enajenación directa a través de subasta pública
• Enajenación a través de intermediarios idóneos (promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos u otros intermediarios idóneos de acuerdo al tipo de bien a enajenar)

Cada uno de los mecanismos tiene sus reglas específicas siendo necesario revisar las normas vigentes para aplicarlos correctamente.  Por ejemplo mientras los dos primeros los realiza directamente el Establecimiento Educativo interesado en vender los bienes (elaborando y publicando un pliego de condiciones y realizando directamente las audiencias de adjudicación), en el tercero se realiza a través de un tercero experto que se encarga de todo el proceso.

Enajenación gratuita a otra entidad pública: corresponde a la enajenación a título gratuito entre entidades públicas que se establece en el Decreto 1082 de 2015.  Las condiciones que se deben cumplir para que el Establecimiento Educativo pueda optar por esta opción son:

• Hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un Acto Administrativo motivado que deben publicar en su página web. En caso de no contar con página Web podrá solicitar su publicación en la página de la Secretaria de Educación y Cultura del Departamento del Cauca.
• La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
• Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. El representante legal del Establecimiento Educativo titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega (Decreto 1082/2015 art. 2.1.2.2.4.3).

Destrucción: Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, se encuentren en alto grado de deterioro, contaminación o que el Establecimiento Educativo considere que por sus características no deban ser comercializados por cualquier hecho que impida su venta, con el acta de aprobación de baja autorizada por el Consejo Directivo se procederá a su destrucción en el lugar donde se encuentren.

Los responsables de dicho proceso serán definidos por el Rector y/o Directivo docente del Establecimiento Educativo y deberán tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Dejar evidencia clara del acto de destrucción, para garantizar que los bienes efectivamente han sido destruidos.
• Se debe verificar que no se infrinjan normas de conservación y protección del medio ambiente.

Si los bienes que se pretende dar de baja son medicamentos, sustancias químicas, insecticidas para el control de vectores u otros productos perecederos cuyo vencimiento hubiere prescrito, se deberá solicitar al área técnica especializada información sobre las circunstancias y razones por las cuales es conveniente proceder a la baja, acompañada de concepto sobre las técnicas o métodos más convenientes para la disposición final de los productos.

PARQUE AUTOMOTOR

Para la baja de los vehículos, se debe tener en cuenta que los mismos se encuentren al día por todo concepto ante la Secretaría de Tránsito y Transporte y la DIAN.

Para la venta en condición de chatarra es necesario tener en cuenta lo definido en la Resolución No. 12379 de 2012  Capítulo V, Articulo 16 expedida por el Ministerio de Transporte.

Las partes y componentes del parque automotor que queden en desuso o inservibles, serán rematados únicamente como chatarra.

En los eventos anteriores deberá reposar en el archivo del Establecimiento Educativo, la siguiente documentación:

1. Acta de avalúo Administrativo.
2. Cuando se trate de chatarra, los seriales de los mismos, improntas del motor, chasis y plaquetas de series.
3. Fotocopia de la tarjeta de propiedad
4. Estado de cuenta pago de impuestos
5. Informe donde conste que el vehículo no posee ningún trámite u acción pendiente, por accidente de tránsito u otro motivo.

Manifiesto de importación cuando se trate de vehículos importados, o en su defecto, la factura de compra correspondiente.

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES

Con el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes se debe crear un comité que coordine, planifique y apoye en la gestión al responsable de los inventarios en el Establecimiento Educativo, el que deberá estar integrado por:

• Rector y/o Directivo Docente del Establecimiento Educativo
• Un representante de la Comunidad Educativa (Docentes, Padres de Familia y Estudiantado)
• El funcionario encargado de los inventarios de bienes muebles
• Un delegado técnico del área objeto de baja

FUNCIONES DEL COMITÉ

• Diseñar las políticas o planes que le permitan al Establecimiento Educativo contar con un adecuado proceso de control de bienes muebles especialmente en lo relacionado con custodia, A-22, préstamos, etc.
• Diseñar los mecanismos y acciones requeridas para la realización de los inventarios físicos del Establecimiento Educativo
• Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuación de aquellos bienes que lo requieran, mediante la aplicación de los métodos establecidos por la ley.
• Con base en la solicitud de baja formulada por el responsable de los inventarios de bienes muebles del Establecimiento Educativo, conceptuar sobre el estado actual de los bienes, previa verificación de los mismos y recomendar la baja y destinación final de aquellos que se consideren inservibles o no utilizables para la Entidad. Para tal efecto, se tendrán en cuenta factores tales como resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, concepto técnico, nivel de uso, tecnología, estado actual y funcionalidad, entre otros.
• Efectuar las recomendaciones que considere pertinentes para que las diferentes áreas del Establecimiento Educativo contribuyan con el Comité en la baja de los bienes que no requieran para su normal funcionamiento o que sean inservibles u obsoletos.

ASEGURAMIENTO Y PROTECCIÓN DE BIENES

El aseguramiento corresponde a aquel conjunto de actividades encaminadas a proteger los recursos materiales contra diversas fuentes internas y externas de riesgo. Las pólizas de seguros son los mecanismos de más común utilización, sin embargo es necesario desarrollar mecanismos alternativos de conservación y buen cuidado de los bienes.

El seguro en términos generales es un contrato mediante el cual una institución paga a una compañía especializada cierta cantidad de dinero a cambio de una indemnización en caso de que ocurra alguna situación de riesgo prevista en el contrato. Las compañías aseguradoras ofrecen varias clases de pólizas, para el caso de los bienes muebles corresponde a los seguros patrimoniales que cubren los riesgos relacionados con factores como la perdida, robo y daño total o parcial por diversas causas (incendio, terremoto, inundaciones, etc.).

MARCO NORMATIVO

La Constitución Política de Colombia, en su Artículo 90, señala: “El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra éste”.

La Ley 734 de 2002, en su Articulo 34, numeral 21, señala que es deber de todo servidor público “vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”.

La misma Ley 734 de 2002, en su Artículo 48, numeral 3, señala que es falta gravísima “dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón  de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales”.

En su Artículo 48, numeral 63 la Ley 734 de 2002 señala que es falta gravísima “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes.”

En las presentes disposiciones se encuentran las razones fundamentales por las cuales los rectores y directivos docentes de los Establecimientos Educativos deben velar por el correcto aseguramiento de los bienes existentes.

DESTINO DE LOS RECURSOS RECAUDADOS

El producto de la venta de los bienes muebles dados de baja deberá ser consignado en la cuenta bancaria que maneje el Establecimiento Educativo y podrán ser utilizados conforme a lo contenido en el Articulo 11 del Decreto 4791 de 2008.